Há muito vimos percebendo dificuldades da nossa comunicação, fato normal levado em consideração o passar dos anos, não só da equipe de voluntários que constroem o dia a dia da Instituição, muitos desde à fundação há 12 anos, como também de nosso quadro associativo. O alerta veio a partir do momento que a cada edição do Boletim passamos a receber uma quantidade anormal de telefonemas para solicitação de esclarecimentos sobre assuntos aparentemente simples. Nessas ocasiões, vimos percebendo, além do transtorno na rotina diária, também respostas contraditórias entre nossos atendentes.
Foi assim que decidimos investir um pouco mais em tecnologia, como por exemplo, nas gravações das assembléias em vídeo e a sua disponibilização em nossa página na internet. Avançando um pouco mais, estamos transmitindo as assembléias em tempo real e possibilitando a participação dos associados em todo o País, bastando para tanto um computador, laptop, tablet ou smartphone; e acesso à internet.
Os dados de cada associado também passaram a ser controlados pelo próprio através do acesso ao nosso banco de dados já consolidado. Assim, qualquer alteração de dados e consultas sobre ações podem ser feitas diretamente pelo associado após cadastramento em nossa página, solucionando um problema que vinha se agravando pela falta de pessoal e de sistemática adequada para anotar telefonemas ou manusear correspondências, e repassar a uma pessoa responsável para esse fim.
Dando seguimento a esses novos procedimentos, nossa correspondência bimestral passará a ter apenas um resumo das informações mais importantes do período. Nossa página que já apresenta as assembléias ao vivo, passará a contar além dos vídeos, sempre que possível, com notícias semanais e o nosso Boletim de julho, edição completa, continuará disponível em nossa página: www.dapibge.org.br. Além disso, consultaremos junto a essa edição se o associado deseja, ou não, continuar recebendo a correspondência resumida pelo correio.
Com isso, acreditamos que além de agilizar a correspondência com o quadro associativo, também reduziremos nossos custos com correspondências.